Деловое письмо на английском строится из шести частей: тема, обращение, первая фраза с причиной письма, суть, конкретный следующий шаг и завершение с подписью. Главное отличие от русской деловой переписки — краткость и прямота: причину письма называют в первом предложении, а просьбу формулируют вопросом (Could you…?), а не приказом. Ниже структура, фразы для каждой части, восемь образцов для типичных ситуаций с партнёрами и клиентами и ошибки русскоязычных.
Все компании, имена и цифры в образцах придуманы. Подставляйте свои данные.
Шесть частей письма
| Часть | Что писать | Пример |
|---|---|---|
| Subject | 4–8 слов, суть и, если есть, номер | Order 2417: revised delivery date |
| Salutation | Dear + Mr/Ms + фамилия | Dear Ms Novak, |
| Opening | зачем вы пишете | I am writing to confirm your order of 12 May. |
| Body | факты, по одному абзацу на мысль | The goods will be shipped from Tashkent on 20 May. |
| Action | что нужно от адресата и к какому сроку | Could you confirm the delivery address by Friday? |
| Closing | формула и подпись | Kind regards, / Aziz Rakhimov / Sales Manager, Silk Line LLC |
Как завершать. Kind regards и Best regards подходят почти всегда. В британском официальном письме с обращением по фамилии пишут Yours sincerely, а если начали с Dear Sir or Madam — Yours faithfully. Русское «С уважением» — это Kind regards, а не With respect.
Как обращаться. Mr и Ms ставятся перед фамилией: Dear Mr Karimov, а не Dear Mr Karimov Bobur и не Dear Mr Bobur. Если адресат сам подписывается по имени, отвечайте Dear Bobur или Hello Bobur.
Фразы для каждой части
Начать:
- I am writing to ask about / to confirm / to inform you that…
- Thank you for your email of 3 June.
- Following our phone call this morning, …
Попросить:
- Could you please send us…?
- We would be grateful if you could… (очень вежливо)
- Would it be possible to…?
Сообщить неприятное:
- Unfortunately, we are unable to…
- We regret to inform you that… (очень официально)
- I’m afraid the delivery will be delayed by two days.
Приложить документ:
- Please find attached the signed contract.
- I have attached the price list for your reference.
Закончить:
- I look forward to hearing from you.
- Please let me know if you have any questions.
- Thank you in advance for your help.
8 образцов деловых писем
1. Коммерческое предложение новому клиенту
Subject: Cotton bed linen for Hotel Marakanda
Dear Mr Aliev,
I am writing on behalf of Silk Line, a textile manufacturer in Tashkent. We supply cotton bed linen to twelve hotels in Uzbekistan and Kazakhstan.
I have attached our catalogue and price list. For orders over 500 sets we offer free delivery within Samarkand region.
Would you be available for a short call next week to discuss your needs?
Kind regards,
Aziz Rakhimov
2. Запрос цены у поставщика
Subject: Request for quotation: packaging boxes
Dear Sir or Madam,
We are looking for a supplier of cardboard boxes for our online shop. Could you please send us a quotation for 10,000 boxes (30 × 20 × 10 cm), including delivery to Tashkent?
We would also like to know your minimum order quantity and production time.
Yours faithfully,
Dilnoza Yusupova, Purchasing Manager
3. Подтверждение заказа
Subject: Order 2417 confirmed
Dear Ms Novak,
Thank you for your order of 12 May. I am pleased to confirm 800 sets of bed linen at the agreed price.
The goods will be shipped on 20 May and should arrive in Warsaw by 3 June. You will receive the tracking number once the truck leaves our warehouse.
Best regards,
Aziz Rakhimov
4. Напоминание об оплате счёта
Subject: Invoice 0932, payment overdue
Dear Mr Brown,
According to our records, invoice 0932 of 1 April has not been paid yet. The payment was due on 30 April.
Could you please check this with your accounts department? If you have already made the payment, please send us a copy of the bank transfer and ignore this reminder.
Kind regards,
Kamola Tursunova, Accounts
5. Жалоба поставщику
Subject: Damaged goods in delivery 5518
Dear Mr Weber,
We received delivery 5518 yesterday, and 40 of the 300 boxes were damaged. Photos are attached.
We would be grateful if you could replace the damaged goods by 15 June, as we need them for a client order. Please let us know how you would like us to return the damaged items.
Yours sincerely,
Dilnoza Yusupova
6. Ответ на жалобу клиента
Subject: Re: Late delivery of order 2398
Dear Ms Novak,
Thank you for letting us know, and I apologise for the delay. The truck was held at the border for three days.
As a gesture of goodwill, we will cover the delivery cost of your next order. We have also changed our transport company for this route.
Please let me know if there is anything else I can do.
Kind regards,
Aziz Rakhimov
7. Приглашение на встречу с повесткой
Subject: Meeting on 2027 contract, 18 September
Dear Mr Aliev,
Following our phone call, I would like to invite you to a meeting at our office in Tashkent on 18 September at 11:00.
We suggest the following agenda: 1. Volumes for 2027. 2. Payment terms. 3. Delivery schedule.
Could you confirm whether this time suits you?
Best regards,
Aziz Rakhimov
8. Уведомление об изменении цен
Subject: New prices from 1 January
Dear partners,
I am writing to inform you that our prices will increase by 6% from 1 January, because of higher cotton and transport costs. The new price list is attached.
All orders confirmed before 31 December will be delivered at the current prices.
Thank you for your understanding.
Kind regards,
Silk Line Sales Team
«Было → стало»: как русская деловая традиция звучит по-английски
| Было | Стало |
|---|---|
| Hello, dear Mr Aliev! | Dear Mr Aliev, |
| We ask you to send the documents. | Could you please send the documents? |
| I write you about the contract. | I am writing about the contract. |
| Let’s discuss about the prices. | Let’s discuss the prices. |
| In the attachment you can see the price. | Please find attached our price list. |
| Waiting for your answer. | I look forward to hearing from you. |
| With respect, Aziz. | Kind regards, Aziz |
| URGENT!!! PLEASE ANSWER!!! | Could you reply by Thursday? We need to book the truck. |
Ещё одна привычка: длинное вступление о давнем сотрудничестве. По-английски его сокращают до одной фразы или убирают: Thank you for your continued business в конце звучит естественнее, чем абзац в начале.
Короткие повседневные письма (просьба, напоминание коллеге, отказ) разобраны в статье как написать e-mail на английском. Если письмо — продолжение торга о цене, пригодятся фразы из статьи переговоры на английском. По-узбекски похожая подборка — business email namunalari.
Упражнение: исправьте 8 фраз
- 1. Dear Mr Rustam Karimov!
- 2. We ask you to confirm the order.
- 3. I write you to inform about new prices.
- 4. In attachment you can find the invoice.
- 5. Waiting your answer.
- 6. With respect, Kamola.
- 7. Let’s discuss about the delivery.
- 8. Dear Sir or Madam, … Yours sincerely.
Ответы
- 1. Dear Mr Karimov, — Mr + фамилия, после обращения запятая.
- 2. Could you please confirm the order? — просьба через вопрос.
- 3. I am writing to inform you about our new prices. — I am writing, и inform требует дополнения: inform you.
- 4. Please find attached the invoice. / I have attached the invoice.
- 5. I look forward to hearing from you. — после look forward to идёт -ing.
- 6. Kind regards, Kamola
- 7. Let’s discuss the delivery.
- 8. Dear Sir or Madam, … Yours faithfully. — в британской традиции sincerely пишут, когда знают фамилию.
Прочитать письмо вслух, прежде чем отправить
Деловое письмо часто продолжается звонком: клиент перезванивает и задаёт вопросы по вашему тексту. В BandMate можно разыграть с Bandi такой звонок голосом: вы объясняете задержку или новые цены, он возражает и переспрашивает, а потом показывает, какие фразы прозвучали слишком резко. Для начала возьмите образец 6 и перескажите его вслух своими словами за 30 секунд.
Добавьте BandMate в предпочитаемые источники Google
